En Chile se pierden 5 horas productivas por concepto de reuniones

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Abusar de las reuniones de trabajo disminuye la productividad laboral. En Chile una mala práctica es agendar de manera excesiva reuniones que por lo general duran más de lo que debiesen. Para Juan Ignacio Silva, Executive Manager de Page Personnel, “la cantidad de reuniones que los funcionarios tienen al día es enorme y éstas no debiesen tomar más de la mitad del día”.

Las reuniones de trabajo tienen la finalidad de informar a los equipos sobre lo que está ocurriendo en la compañía, además de dar a conocer los objetivos que se proponen concretar, pero muchas veces este tipo de instancias se utilizan para discutir actitudes dentro de la organización o mala prácticas. Según el profesional de Page Personnel -perteneciente a la consultora global de reclutamiento y selección PageGroup- en algunas oportunidades las reuniones terminan siendo una molestia para todos los participantes. “Las reuniones de directorio, de equipos y administrativos deben ser productivas, aprovechando el tiempo al máximo y comenzar desde lo general a lo particular”, asegura el ejecutivo.

Para lograr ordenarse y tener reuniones de trabajo más productivas, Page Personnel entrega los siguientes consejos:

  1. Identificar objetivos de la reunión: definir el motivo de la reunión e identificar las decisiones que se deben tomar. Si no hay objetivos, no es necesario reunirse. Si los puntos están claros y se eliminan las sorpresas, la calidad de las decisiones mejorará.
  2. Definir los participantes de cada reunión:es importante determinarlos en función de las decisiones por tomar y sólo convocar a quienes tienen un rol directo con las metas que motivan el encuentro.
  3. Armar la agenda de la reunión: lo ideal es anticipar la información a los participantes, para que tengan tiempo de analizarla y ver qué aportarán. Así la efectividad de la reunión aumenta y es posible ejecutarla rápidamente.
  4. Dar a conocer los tiempos de cada punto agendado: en una primera instancia es necesario comentar los tiempos destinados para cada punto de la agenda, según su importancia y complejidad.
  5. Acta de reunión:al final de cada reunión, es necesario establecer un acta de acuerdos para definir cuáles son las decisiones tomadas, quién o qué área es responsable, el plazo y los resultados esperados.