Información en tiempo récord

Para hacer más eficiente el proceso de documentación corporativo y hacer su manejo más inteligente y expedito, surgen empresas como Microsystem, ¿cuál es su aporte y función? Las respuestas nos las da Isabel Almarza, Gerente Comercial de esta entidad.

¿Cómo y por qué surge la necesidad de desarrollar este tipo de negocio?

Microsystem, durante sus más de 30 años de trayectoria, se ha orientado a aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos de sus clientes, a través del manejo inteligente de su información con tecnología especializada.

El negocio nace para satisfacer la creciente necesidad de las empresas de eficientar sus procesos documentales, ya que requerían contar con la información en forma oportuna, hacerla disponible para sus múltiples usuarios, eliminar las barreras geográficas, agilizar sus tiempos de respuesta a sus usuarios y tener un mayor orden y conocimiento de la información de la que disponen en general.

¿Por qué es tan esencial para las empresas reunir el flujo documental en una base unificada? ¿En qué sentido esto contribuye a eficientar a una entidad?

Es vital porque le permite a las empresas dominar y clasificar la información con que cuentan y acceder a ella fácilmente. Con la digitalización es posible rescatar la información de los documentos físicos y distribuirla geográficamente en forma electrónica, eliminando los costos y tiempos de transporte.

La gestión documental corporativa tiene varios beneficios adicionales. Al poder seguir con exactitud quién interviene un documento y cuándo, las responsabilidades se hacen más trazables. La información se mantiene íntegra en caso de siniestro o extravío del papel. Se favorece la confidencialidad de la información, gracias a la presencia de controles de acceso que no son posibles en el papel. Se libera espacio de almacenaje de documentos. Se puede acceder a los datos en tiempo real, a medida que éstos se generan. Se facilita el trabajo colaborativo, al compartir la información y permite la consulta de los múltiples usuarios. Y se puede obtener estadísticas de la gestión para guiar la toma de decisiones.

Luego, es importante destacar que cuando las empresas implantan procesos de gestión documental, no sólo benefician a la compañía, sino también al usuario final y a nuestro medio ambiente, con la disminución en el uso del papel.

¿Cómo el flujo documental se puede transformar en información inteligente y cómo esta acción puede redundar en una mayor competitividad corporativa?

Porque al digitalizar los documentos éstos adquieren nuevos atributos que permiten que obtengan un valor agregado.

Ya no es una información que está dispersa y difícil de acceder y ser procesada, sino que al disponibilizarse ésta en repositorios documentales, de simple acceso, pueden acceder a ella en forma oportuna tanto trabajadores que requieren hacer uso de ésta en su labor diaria, como ejecutivos que toman las decisiones más importantes dentro de la compañía.

Además, los procesos de digitalización suelen complementarse con reconocimiento de caracteres y sistemas de información que permiten generar índices para facilitar la búsqueda de información y la llamada “minería de texto”. La gestión documental se convierte así en una poderosa herramienta para la gestión y el análisis de contenidos, desde simples boletas y formularios a documentos de contenido complejo.

Esto favorecerá una buena toma de decisiones a nivel de negocios, una mejora en la calidad del servicio y mayor competitividad corporativa, porque todos los empleados estarán alineados con la misma información.

¿Qué servicios y soluciones ofrece Microsystem en este sentido y a qué público objetivo van dirigidos?

El objetivo de Microsystem es ofrecer a nuestros clientes algo más que digitalización de documentos. Microsystem brinda soluciones integradas que se ajustan a la necesidad de cada empresa.

Nuestras unidades de negocio contemplan: Business Process Outsourcing (BPO), es una externalización de procesos de negocios. Libera recursos propios para enfocar la organización en el núcleo del negocio. Se puede externalizar por completo en el centro de Microsystem o implementar en las oficinas del cliente. Luego Document Management (DM), que es básicamente gestión documental y digitalización. Permite a una compañía tener claridad sobre la información que maneja, poder clasificarla y acceder en forma rápida a ésta. Cuando los documentos se digitalizan, y se pasa a trabajar desde las imágenes, aparece la necesidad de almacenarlos, es así como nace nuestro servicio Keeperbox, que ofrece custodia física de documentos, permitiendo liberar bodegas, mantener el orden y acceder en forma fácil y rápida a la información.

Tenemos también una amplia oferta de Business Process Management, el foco es la gestión de procesos de negocios. Es un servicio a la medida de la compañía en cuanto a rediseño, automatización y optimización continua de procesos de negocios y administración de flujos de trabajo. Nuestro servicio más reciente y vanguardista Business Analytics & Business Intelligent, se trata de un sistema que posibilita integrar y analizar datos de negocio, operaciones y mercado.

Finalmente están Active Inventory, una herramienta para la administración de sistemas que permite descubrir todos los activos de TI de la organización, obteniendo un control de toda la infraestructura; y nuestra unidad de consultoría, Consulting, a través de la cual ofrecemos una asesoría integral en cada una de las unidades de negocios que tenga la empresa.

¿Cuáles son las principales ventajas competitivas y comparativas de Microsystem respecto de su competencia?

Nuestra principal característica como empresa tecnológica y que nos diferencia, es que ofrecemos mucho más que un servicio de digitalización de la información. Brindamos soluciones integradas que permitan mejorar la eficiencia, productividad y hacer más rentables las empresas.

Tenemos una orientación especial en enfocarnos en el cliente y sus necesidades, entregándoles soluciones punta a punta que las satisfacen.

¿Qué servicios ofrecen específicamente para la industria del retail, en qué consisten éstos y cómo contribuyen a hacer más eficiente la empresa y maximizar su rentabilidad?

Dado que la necesidad de disponer de información inteligente es transversal a todas las industrias, cada uno de los servicios de Microsystem es parte de los servicios que el retail requiere.

Tenemos por ejemplo, entre nuestros clientes, clientes de retail que están implantando automatizaciones de procesos (BPM), como también importantes clientes a quienes prestamos servicios de tercerización experta (BPO), y otros que tienen su documentación almacenada en nuestras bodegas (clientes de Keeperbox).